作業報告書の書き方｜工事・設備・保守で使える項目と例文、写真の付け方

作業報告書は、現場で行った作業の内容を、元請や発注者、社内の上司に伝えるための書類です。一般には、1日の作業が終わったあとに、作業の時間・内容・人数と写真をまとめて1枚にし、メールや紙で渡す形がよく使われています。

この記事では、工事・設備・保守の現場で使う作業報告書に絞って、入れておきたい項目、書き方、例文、写真の付け方を順に説明します。自社の作業報告書と見比べて、足りない欄があれば足す、という読み方をしてください。

作業報告書とは｜日報・完了報告書との違い

作業報告書とは、行った作業の内容と結果を、決まった形で報告する書類です。建設業では、専門工事会社が元請に出すもの、設備の点検や修理の担当者がお客様に出すもの、社内で上司に出すもの、などの使われ方があります。

作業報告書と似た書類に、工事日報や工事完了報告書があります。名前は違っても中身が重なる部分が多いので、何を伝えるための書類かで分けて考えると整理しやすくなります。

作業報告書は「この作業で何をしたか」に焦点を当てた書類です。保守や修理のように1回で終わる作業なら、作業報告書がそのまま完了の報告になります。工事のように何日も続く作業なら、日ごとの作業報告書を重ねていき、最後に工事完了報告書でまとめる、という流れになります。工事完了報告書については工事完了報告書の書き方で説明しています。

作業報告書の項目｜工事・設備・保守で共通の欄

作業報告書の項目は、業種によって多少違いますが、次の欄を押さえておけば、工事・設備・保守のどれにも使えます。

このうち、読む人が一番知りたいのは、作業の内容と特記事項です。作業日や報告者などの欄は、毎回ほとんど同じなので、様式に印刷しておくか、前回の報告書をコピーして使うと手間が減ります。

保守や点検の作業報告書では、これに加えて「点検した機器の型番」「点検の結果（正常・要修理）」「交換した部品」「使った材料」などの欄を足すのが一般的です。お客様に費用を請求する作業なら、交換した部品や作業時間が請求の根拠になるので、漏れなく書いておきます。

作業報告書の書き方｜記入例

作業報告書の書き方を、記入例で見ていきます。例として、株式会社サンプル工務店（現場代理人 田中 太郎）が、株式会社山田製作所の第二工場で屋根の改修を行った日の報告を使います。

上の画面は、この記事の無料テンプレートの「記入例」のシートです。空欄の「記入用」のシートもあり、Excelでそのまま書き込めます。作業報告書のテンプレートのページから無料でダウンロードできます。

作業日・天候・報告者

作業日は「2026/10/06（火）」のように曜日まで書くと、あとで工程表と見比べるときに分かりやすくなります。屋外の作業なら天候も書きます。雨で作業を止めた日があったとき、天候の欄があれば理由がすぐに分かります。

作業の時間と内容

作業の時間と内容は、時間の区切りごとに1行ずつ書きます。

• 8:30〜9:00　朝礼・KY活動（3人）
• 9:00〜12:00　既存折板の撤去（3人）
• 13:00〜17:00　既存折板の撤去・搬出（3人）

「屋根工事」のように大きくまとめるより、何をしたかが分かる言葉で書くのがコツです。読む人は、作業の中身から進み具合や費用を考えます。

進み具合・特記事項・明日の予定

進み具合は「撤去は北面の6割まで。予定どおり。」のように、予定と比べてどうかを1行で書きます。特記事項には、作業中に見つけた問題や、相手に判断してほしいことを書きます。記入例では「母屋の一部に錆。明日、写真をつけて監督と協議します。」としています。

ポイントは、特記事項を空欄にしないことです。特に問題がなければ「特になし」と書いておくと、書き忘れではなく、問題がなかったことが伝わります。

作業報告書の例文｜工事・設備・保守

作業報告書の例文を、場面ごとに紹介します。自社の作業に近いものを選んで、言葉を入れ替えて使ってください。

工事の作業報告書の例文

作業の内容：2階事務室の壁の軽量鉄骨下地の組み立て（北側・東側）。開口部の補強を含む。
進み具合：下地は2階事務室の7割まで完了。予定より半日早い。
特記事項：東側の壁で、図面にないコンセントの配管を確認しました。位置を写真2に示します。下地の割り付けを変える必要があるため、明日の朝までにご指示をお願いします。
明日の予定：西側・南側の下地の組み立て。ご指示を受けて東側の割り付けを直します。

工事の作業報告書では、図面と違う点や、相手の判断が要る点を、特記事項に写真の番号とあわせて書くのが大事です。「いつまでに返事がほしいか」まで書いておくと、作業が止まりにくくなります。

設備の作業報告書の例文

作業の内容：1階会議室の天井埋込形エアコンの冷えが悪いとのご連絡を受け、点検しました。室外機のファンモーターの不良を確認し、交換しました。
結果：交換後に運転を確かめ、吹き出し口の温度が設定どおりに下がることを確認しました。
交換部品：ファンモーター 1個
特記事項：室内機のフィルターに汚れがありました。次回の点検のときに清掃をおすすめします。

設備の作業報告書では、原因・行った処置・処置後の確認の結果を、この順番で書くと伝わりやすくなります。交換した部品は、請求の根拠になるので数量まで書きます。

保守・点検の作業報告書の例文

作業の内容：第二工場の受水槽と給水ポンプの定期点検。
点検の結果：受水槽の外観・内部に異常なし。給水ポンプの運転音・圧力は正常。ポンプ2号機の軸受けに軽い異音あり。
特記事項：ポンプ2号機は、すぐに止まるおそれは低いと考えますが、半年以内の部品交換をおすすめします。お見積りを別途お送りします。
次回の点検：2027年4月の予定です。

保守・点検の作業報告書では、異常がなかった項目も「異常なし」と書くことで、点検した事実が残ります。異常があった場合は、どれくらい急ぐかの見立てと、次に何をするかを書いておくと、お客様が判断しやすくなります。

作業報告書に付ける写真

作業報告書の写真は、文章だけでは伝わりにくい「どこを・どうしたか」を見せるためのものです。一般には、1回の報告に2〜4枚の写真を付ける形が多く見られます。

作業報告書に付ける写真は、次の3種類から選ぶと、相手に伝わりやすくなります。

1. 作業の前と後の写真。同じ位置・同じ向きで撮ると、変わったところがひと目で分かる
2. 作業中の写真。完成後に見えなくなる部分（下地・配管など）は、作業中に撮っておく
3. 問題や異常の写真。特記事項に書いた内容を、写真で示す

ポイントは、特記事項に書いた問題には、必ず写真を付けることです。「母屋に錆がある」と文章だけで書くより、錆の写真が1枚あるほうが、相手は状況をすぐにつかめます。写真の下に「写真2：東側の壁、図面にない配管」のように説明を1行入れておくと、文章との対応も分かります。

写真が多くなるときは、作業報告書には代表の2〜4枚だけを載せ、残りは写真台帳にまとめて添付する形もよく使われます。台帳の作り方は工事写真台帳の書き方にまとめています。

作業報告書を書いて渡すまでの流れとコツ

作業報告書は、作業が終わったその日のうちに書くのが基本です。翌日に回すと、作業の時間や細かい内容を思い出すのに時間がかかります。

作業報告書を書くときのコツは、次の4つです。

• 事実と考えを分けて書く。「錆がある」は事実、「交換したほうがよい」は考え、と分かるように
• 数字で書く。「だいぶ進んだ」ではなく「北面の6割まで」
• 相手の判断が要ることは、期限とあわせて書く
• 専門用語は、相手に合わせて言い換える。お客様向けなら、部品名に一言説明を足す

読む人に合わせて書き分ける

作業報告書は、読む人によって知りたいことが違います。元請の現場監督なら進み具合と次の予定、お客様なら何をしてどうなったか、社内の上司なら作業時間と問題の有無、がまず見たいところです。

同じ作業でも、相手が替わると伝える順番が変わります。1枚の様式で兼ねる場合は、特記事項の欄を目立つ位置に置いておくと、どの相手にも大事なことが伝わりやすくなります。

工事の現場では、作業報告書を毎日出す決まりになっていることもあります。毎日書くなら、前日の報告書をコピーして日付と内容を書き換える形にすると、1枚5分ほどで書けるようになります。

作業報告書の写真をまとめるときに

作業報告書を書くとき、意外と時間がかかるのが写真を選ぶ作業です。スマホで撮った写真をパソコンに移し、その日の写真を探し、Excelに貼って大きさをそろえる。一般には、この作業を事務所に戻ってから行う会社が多く見られます。

この方法でも作業報告書は作れますが、複数の現場をかけもちしていると、どの写真がどの現場のものかを探すだけで時間がかかります。担当者のスマホにしか写真がなく、本人が休むと誰も報告書を作れない、ということも起きがちです。

フォトフクロウは、工事写真をフォルダのままドラッグして預けられるクラウドです。写真は撮影日時の順に並び、撮影日ごとに見出しが付くので、「10月6日の写真」をすぐに見つけられます。写真ごとのメモ（台帳には載りません）も残せるので、特記事項にした問題に「対応済み」の印を付けて追いかけることもできます。

上の画面は、工事の写真を見る画面です。左にフォルダの木、右に写真が並びます。チームで工事を共有できる（管理・編集・閲覧の3つの権限）ので、現場の人が写真を預け、事務の人が作業報告書や写真台帳にまとめる、という分担にも向いています。写真台帳はExcel（出したあとも直せます）やPDFで出せます。14日間無料で、カードの登録なしに試せます。

作業報告書のよくある質問

作業報告書のまとめ

作業報告書は、その日の作業を、時間・内容・写真で相手に伝える書類です。

• 作業の時間と内容は、時間の区切りごとに、何をしたかが分かる言葉で書く
• 特記事項は空欄にせず、問題には写真と期限を添える
• 写真は作業の前と後、作業中、問題の箇所から2〜4枚選ぶ
• その日のうちに書き、前日の報告書をコピーして手間を減らす

自社の様式がある場合は、この記事の項目と見比べて足りない欄だけを足すのが早い進め方です。様式がない場合は、作業報告書のテンプレートを自社の作業に合わせて直して使ってください。